Das Meldeportal der endurit umfasst folgende Module:

• ein Critical Incident Reporting System (CIRS),
• ein Formular zur Erfassung Aussergewöhnlicher Ereignisse,
• ein Vorschlagswesen und
• ein Massnahmencontrolling.

Je nach Modul gibt es verschiedene Rollen (z.B. Qualitätsbeauftragter, Meldekreisverantwortliche, Vorschlagsverantwortliche etc.).

Critical Incident Reporting System (CIRS)

Das CIRS dient der Meldung und Erfassung kritischer Zwischenfälle, sog. Beinahe-Ereignisse. Ein Beinahe-Ereignis ist eine unbeabsichtigte Gefährdung von Patienten, Personal, Dritter oder von Material und Werten, wobei ein Schaden gerade noch vermieden werden konnte.

Hier eine nicht abschliessende Auflistung möglicher kritischer Zwischenfälle und Beinahe-Ereignisse:

• Missverständnisse oder Kommunikationsprobleme bezüglich Abmachungen, Verordnungen, Entscheidungen
• Nicht vorgenommene oder unklare Einschätzung von Selbst- / Fremdgefährdung
• Fehlende, mangelhafte, unklare, unlesbare Daten in der Patientendokumentation
• Verwechslung von Medikamenten beim Verordnen, Richten, Kontrollieren oder Verabreichen
• Unklare/falsche Verordnung von Medikamenten im KIS
• Unsachgemässe Lagerung von Medikamenten oder Materialien
• Patient, der keinen Ausgang hat, aus der Station gehen lassen
• Beim Betreten einer geschlossenen Station nicht bei der Türe warten, bis sich die Türe geschlossen hat
• Fahndungen nicht vorgenommen
• Rutschige, nicht gekennzeichnete Böden (z.B. bei Reinigungsarbeiten)
• Fehler in der Infrastruktur (KIS, Personalnotruf, Türschliessung usw.)
• Der Dienstarzt ist nicht erreichbar
• Ein Fussweg/Treppe etc. ist vereist/verschneit
• Mitarbeiter beobachtet einen Fensterputzer, wie er ungesichert in der 2. Etage ein Fenster von aussen putzt
• IT-Infrastruktur funktioniert eingeschränkt/nicht
• Werkzeuge von Handwerkern liegen unbeaufsichtigt herum
• Verstoss gegen Datenschutzrichtlinien

Bitte beachten Sie:

• Das Modul CIRS ist anonym. Die meldende Person ist nicht wichtig für die Erfassung des Ereignisses. Vielmehr geht es um die Erfassung von kritischen Ereignissen und die anschliessende systematische Analyse und Aufarbeitung selbiger. Treten Themenschwerpunkte auf, lassen sich Massnahmen gezielt einleiten.
• Meldende Personen können freiwillig ihren Namen und ihre Kontaktdaten angeben, wenn sie z.B. für Rückfragen zur Verfügung stehen möchten oder über den Bearbeitungsstand der Meldung automtisch informiert werden möchten.
• Unabhängig von der Angabe Ihrer Kontaktdaten erhalten Sie nach dem Absetzen einer Meldung die Meldungs-ID anhand derer Sie den Bearbeitungsstatus Ihrer CIRS-Meldung im Menü „Meldestatus CIRS“ einsehen können.
• CIRS-Meldungen führen nicht unbedingt zu Sofortmassnahmen. Sollte ein Ereignis vorliegen, das eine Sofortmassnahme verlangt, sind die Mitarbeitenden in der Pflicht, diese je nach Situation über die Linie oder selbstständig einzuleiten.
• Sollte eine Meldung vorliegen, die auf gravierende Missstände hinweist oder in kurzer Zeit eine markante Häufung von Meldungen zu einem bestimmten Thema auftreten, behält sich der Qualitätsbeauftragte vor, dies mit den Verantwortlichen direkt anzuschauen und nicht erst weitere Bearbeitungsschritte im Rahmen des CIRS-Konzeptes abzuwarten. Auch eine Information an übergeordnete Stellen ist möglich ohne vorherige Absprache mit den Meldekreis-Verantwortlichen.
• Weitere Informationen zur Verarbeitung von CIRS-Meldungen sind im Meldeportal Konzept (s. Intranet) zu finden.

Modul Aussergewöhnliche Ereignisse

Aussergewöhnliche Ereignisse grenzen sich von kritischen Ereignissen insofern ab, als dass es hier i.d.R. zu einer Schädigung gekommen ist. Bei Aussergewöhnlichen Ereignissen handelt es sich um tendenziell selten eintretende Ereignisse, die z.T. gravierende Folgen haben, wie z.B. Schädigungen an Personen oder Werten oder die Gesetzesübertritte darstellen.

Folgende Ereignisse sind im Sinne des Meldeportals als aussergewöhnlich definiert (Liste wird bei Bedarf ergänzt):

• Aussergewöhnliche Todesfälle
• Suizide und Suizidversuche
• Neu-Infektionen mit BAG-Meldepflicht
• Brände (inkl. (versuchter) Brandstiftung)
• Körperliche Gewalt mit Schadensfolge / extreme verbale Gewalt (z.B. ernstzunehmende Todesdrohungen)
• Einbrüche
• Sexuelle Übergriffe
• Entweichung mit Fahndungsfolge / Ausbruch, sowie deren Versuch
• Diebstahl
• Ereigniss / Beschädigungen auf dem Areal
• Sonstige aussergewöhnliche Ereignisse (Explosionen, Chemieunfall, etc.)

Das Meldeformular „Aussergewöhnliche Ereignisse“ dient vor allem der Dokumentation dieser Vorfälle und ersetzt nicht die einzuleitenden Sofortmassnahmen (z.B. Alarmierungen, Löschen, Fahndung etc.). Durch das Absetzen der Meldung wird ein vordefinierter Personenkreis über das jeweilige Ereignis informiert. Dies sind:

• die Mitglieder der GL inkl. dem CEO,
• der Sicherheitsbeauftragte,
• die Leitung Unternehmensentwicklung,
• die Leitung Kommunikation.
• die jeweiligen Meldekreisverantwortlichen,
• je nach Kategorie des Ereignisses weitere definierte Personen.

Bitte beachten Sie:

• Das Modul Aussergewöhnliche Ereignisse ist allen Mitarbeitenden der endurit zugänglich, aber im Gegensatz zum CIRS nicht anonym. Es muss vollständig und wahrheitsgetreu ausgefüllt werden.
• Es besteht eine Meldepflicht für die oben genannten Ereignisse.
• Es gilt also für alle Fälle zunächst, notwendige Massnahmen nach Bedarf zu erlassen, bevor nachgelagert das Ereignis über das Meldeportal dokumentiert wird.
• Im Optimalfall verständigen sich betroffene oder beteiligte Personen darüber, wer eine entsprechende Meldung absetzt, sodass ein Vorfall nur einmalig gemeldet wird. Im Zweifel gilt aber „Besser eine Meldung mehrfach, als keine Meldung!“.

Vorschlagswesen

Meldungen im Vorschlagswesen grenzen sich v.a. dadurch von den anderen Meldeformularen ab, als dass ihnen kein konkretes Ereignis zu Grunde liegen muss. Für die endurit sind Hinweise, Vorschläge und Ideen für Verbesserungen, die direkt von den Mitarbeitenden stammen äusserst wertvoll. Mitarbeitende wissen um Verbesserungspotentiale im Alltag und werden gefordert und gefördert, sich einzubringen.

Bitte beachten Sie

• Mitarbeitende können das Formular im Modul Vorschlagswesen ausfüllen und somit ihre Vorschläge und Verbesserungsideen einbringen.
• Die Meldungen im Modul Vorschlagswesen sind nicht anonym.
• Der Bearbeitungsstand der eingegangenen Vorschläge lässt sich jederzeit unter dem Menüpunkt „Meldestatus Vorschläge“ einsehbar. Dort ist auch ersichtlich, wer ggf. für die Umsetzung vorgesehen ist.
• Es besteht kein Anspruch auf Umsetzung der eingegangenen Vorschläge.
• Mitarbeitende haben kein Anrecht auf eine Entschädigung bzw. Beteiligung an etwaigen finanziellen Vorteilen, die durch die Umsetzung eines Vorschlags entstehen könnten.

Es besteht kein spezielles Belohnungs- oder Prämiensystem im Rahmen des Vorschlagswesens. Hierzu wird auf die bestehende Regelung betreffend Prämienzahlung im Rahmen der Kompetenzordnung endurit verwiesen.

Massnahmencontrolling

Im Modul Massnahmencontrolling werden Massnahmen, die auf Grund eingegangener Meldungen oder Vorschläge eröffnet wurden nachverfolgt. Massnahmen können CIRS-Meldungen, Meldungen Aussergewöhnlicher Ereignisse und Vorschläge zugeordnet werden. Die Liste der Massnahmen und deren zugehörigen Meldungen und Vorschläge ist offen zugänglich.

Qualitätsbeauftragter

Der Qualitätsbeauftragte (QB) im Meldeportal ist für den Betrieb, den Unterhalt und die Weiterentwicklung des Meldeportals und dessen Module verantwortlich. Er definiert zudem die entsprechenden Prozesse. Je nach Modul kommen ihm spezielle Funktionen, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen zu (s. „Konzept Meldeportal“). Zu seinen allgemeinen Aufgaben gehören:

• Administration des Meldeportals (Verwaltung des Systems, Rechtevergabe, Bewirtschaftung der eingestellten Dokumente und Informationen, Betreuung und Koordination der übrigen beteiligten Personen)
• Pflege des Massnahmen-Controllings
• Verantwortlich für das Reporting für die unterschiedlichen Anspruchsgruppen
• Ansprechpartner für das Meldeportal und dessen Module gegenüber anderen Stellen und Personen (intern und extern)
• Organisation und Durchführung von Schulungen auf das Meldeportal (z.B. im Rahmen der Einführungsveranstaltung für neue Mitarbeitende)
• Aktualisierung und Weiterentwicklung des Meldeportals

Datenpolitik und Vertraulichkeit

• Die Meldungen aller Module werden im Schweizer Rechenzentrum einer externen Firma gespeichert und verarbeitet. Gemäss Datenschutzkonzept wird die Datensicherheit dabei garantiert.
• Die Daten werden mittels SSL-Zertifikat übertragen, wodurch eine sichere Verschlüsselung garantiert ist.
• CIRS-Meldungen werden anonym abgegeben. Die Anonymität ist im CIRS Meldeportal zu jeder Zeit gewährleistet. Ausnahmen sind CIRS-Meldungen, bei denen der Verfasser freiwillig in den entsprechenden Feldern Angaben zu seiner Person macht.
• Nur die Meldekreis-Verantwortlichen und der Qualitätsbeauftragte haben Zugang zu den originalen CIRS- Meldungen, bevor diese bei Bedarf anonymisiert werden. Insbesondere Namen, Alters- und Geschlechtsangaben sind zu anonymisierende Parameter. Erst nach der Kontrolle und Sicherstellung der Anonymität durch die Meldekreis-Verantwortlichen können die Meldungen im Unternehmen weiterverarbeitet werden (v.a. im Rahmen der CIRS-Arbeitsgruppe). Die Meldekreis-Verantwortlichen unterliegen im Bezug auf die Verfasser einer CIRS-Meldung der Schweigepflicht, sollten sie diese durch die Originalmeldung identifizieren können.
• Eine Meldung im CIRS kann keine Folgen haben, wie z.B. Abmahnungen oder gar Kündigung. Sollte auf Grund der Geschehnisse oder der Situation wegfallen oder ein Vorgesetzter von einer CIRS-Meldung aus seinem Bereich erfahren, so besteht auch dann keine Möglichkeit etwaiger Sanktionen gegen die meldende Person. Ausgenommen sind (grob)fahrlässige Ereignisse, in denen Personen gegen geltende Weisungen, Gesetze oder ähnliches verstossen.
• Jegliche Kommunikation zu Themen im oder aus dem Meldeportal läuft über den Qualitätsbeauftragten bzw. die verantwortlichen Stellen in den endurit.